Pieczątka z podpisem – czym jest faksymile i kiedy można z niego korzystać?

• 05 gru 2018

Choć polskie prawo nie nakazuje jednoznacznie posiadania przez firmę pieczątki, jednak jest ona niezbędna w przypadku sporządzania dokumentów dla różnych instytucji finansowych czy ubezpieczeniowych. Najczęściej w takich sytuacjach stosowana jest pieczątka z dokładnym odwzorowaniem podpisu. Dowiedz się, czym jest faksymile i kiedy taka pieczątka z podpisem może znaleźć się na dokumencie.

Pieczątka z podpisem – kiedy może się przydać?

Codziennie w firmie sporządzane są różnego rodzaju dokumenty i materiały promujące przedsiębiorstwo. Wśród nich znajdują się takie, które w świetle prawa polskiego, nie wymagają oryginalnego podpisu osoby decyzyjnej ani pracownika np. broszury informacyjne, korespondencja, informacje o wyprzedaży itp. W przypadku tych właśnie druków i dokumentów przyda się pieczątka z podpisem. Stosowanie jej na materiałach promocyjnych czy korespondencji często sprawia, że odbiorca traktuje otrzymany dokument, jako bardziej wiarygodny i poważny. Ponadto w przypadku materiałów zawierających bezpośredni zwrot imienny, podpis umieszczony na dole listu czy broszury, wzmacnia jednostkowy przekaz — konsument czuje się wyróżniony, a podpis uwiarygadnia zawarte w nich informacje.

Czy warto zatem posiadać taką pieczątkę? Tak, ponieważ pieczątka z podpisem przyda się zawsze tam, gdzie podpis nie musi mieć charakteru osobistego potwierdzenia, a takie łatwe reprodukowanie podpisu osoby decyzyjnej może usprawnić działanie wielu procesów w firmie.

Faksymile – definicja i uwarunkowania prawne

Pieczątka z podpisem zawiera doskonałe odwzorowanie ręcznego podpisu. Ten rodzaj reprodukcji zwany jest faksymile, czasem także facsimile. Słowo to pochodzi z łaciny i oznacza: czyń podobnie. Faksymile do dokładna kopia rysunku, podpisu, a nawet dokumentu, wykonana mechanicznie, ręcznie lub chemicznie. Kiedyś taka kopia wykonywana była techniką drukarską oraz fotograficzną i umieszczano ją na wydawnictwach, przedrukach i innych reprodukcjach.

W myśl tej definicji pieczątka z podpisem to nowoczesna wersja faksymile, przydatna zawsze wtedy, gdy podpis nie musi być oryginałem, lecz kopią. Kiedy można stosować faksymile na dokumentach? Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego (m.in. wyrok z dnia 10 listopada 2006 r., sygn. akt II FSK 1144/05) pieczątka z podpisem nie jest tożsama z własnoręcznym podpisem. Są jednak w polskim prawie sytuacje, kiedy można użyć kopii podpisu na dokumentach, które mają określoną moc prawną. Pieczątka z podpisem może być użyta w przypadku:

• Dokumentów akcji spółki akcyjnej, które powinny być opatrzone pieczęcią spółki, a także podpisem zarządu. Podpis ten zgodnie z art. 328 Kodeksu spółek handlowych może być odtwarzany mechanicznie.
• Papierów wartościowych, na których podpis dłużnika na wystawionym przez niego papierze wartościowym, zgodnie z art. 921 Kodeksu cywilnego, może być odbity mechanicznie.

Polskie prawo zakazuje użycia podpisu niebędącego oryginałem między innymi na:

• umowach o przeniesienie autorskich praw majątkowych,
• umowach zastawu rejestrowego,
• umowach o przejęcie długu,
• umowach dotyczących leasingu,
• wszystkich pismach sądowych i związanych z postępowaniem administracyjnym.

W wyżej wymienionych przypadkach obowiązkowo należy zachować formę pisemną umowy, pod rygorem nieważności. Oznacza to, że takie umowy, nie mogą zostać zawarte ustnie, a także nie mogą zostać opatrzone kopią podpisu. Co więcej, w tych przypadkach, zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu Cywilnego, umieszczenie na dokumentach skopiowanego podpisu, skutkuje ich nieważnością niepodlegającą konwalidacji, czyli strona umowy nie może w późniejszym terminie potwierdzić ważności takiego dokumentu. Należy również pamiętać, że zgodnie z ogólnymi regułami Kodeksu Cywilnego, większość umów będących w obrocie handlowym nie wymaga opatrzenia ich oryginalnym podpisem (czyli zachowania szczególnej formy), a więc do ich podbicia wystarczy pieczątka z podpisem.

Pieczątka z podpisem – jak powinna być wykonana?

Faksymile musi być wykonane z dbałością o szczegóły, dlatego podpis powinien zostać dokładnie zeskanowany. Plik w dobrej rozdzielczości, zawierający skan podpisu, należy dołączyć do formularza z zamówieniem pieczątki.

Nasze pieczątki idealnie odwzorowują podpis przesłany przez klienta – dbamy o to, by na pieczątce nie było zbędnych elementów ingerujących w wygląd kopii podpisu. Co więcej, stosujemy materiały, które dzięki swoim właściwościom fizycznym np. elastycznością, dokładnie przenoszą na powierzchnię wszystkie wystające elementy, znajdujące się na pieczątce.

Pieczątki z podpisem Stempleks są tak dokładne, że możesz je stosować na wielu dokumentach firmowych. Jak zamówić taką pieczątkę? Zajrzyj na naszą stronę lub skontaktuj się z nami. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy dobrać odpowiednią pieczątkę.