Sprawy ważne i pilne, czyli jak mądrze gospodarować czasem w firmie?

• 17 cze 2019

Dobra organizacja pracy jest niezwykle ważna nie tylko w biurze, lecz także w życiu codziennym. W firmie często zdarza nam się poświęcić kilkanaście minut np. na wypełnienie ankiety telefonicznej, która dla naszej działalności najczęściej nie ma żadnego znaczenia. Następnie okazuje się, że zabrakło nam czasu na przeprowadzenie ważnej rozmowy z jednym z kluczowych kontrahentów.

Dlatego tak istotne jest umiejętne gospodarowanie czasem i wyznaczanie priorytetów. Jak mądrze rozplanować zadania w pracy? Znamy niezawodną metodę.

Rzeczy ważne i pilne – które zrobić najpierw?

Termin „ważne” nie jest jednoznaczny ze słowem „pilne”. Zrozumienie różnicy pomiędzy tymi zwrotami jest niezwykle istotne w kontekście racjonalnego gospodarowania czasem pracy. Rzeczy ważne mogą mieć wpływ na rozwój działalności czy wdrożenie nowych rozwiązań i zwiększenie obrotów.

Natomiast rzeczy pilne mogą nie mieć najmniejszego znaczenia, jeśli chodzi o pracę firmy lub mogą mieć znikomy wpływ na jej działanie, jednak trzeba je zrobić praktycznie od ręki. To może dotyczyć zarówno zapłaty rachunku za prąd, internet, jak i uruchomienia nowej drukarki w biurze. Żadna z tych czynności bezpośrednio nie wpłynie na poprawienie sytuacji finansowej firmy – jednak bez elektryczności czy sprawnego sprzętu nie jesteśmy w stanie efektywnie pracować. W natłoku codziennych obowiązków bardzo często bywa, że nie wiemy od czego zacząć. Czy najpierw odpisać na maile klientów, a może rozpakować paczkę, którą kurier przyniósł tydzień temu? W ustaleniu, na których czynnościach powinniśmy się skupić najpierw, pomoże niezawodna macierz Eisenhowera.

Macierz Eisenhowera – zasady i zastosowanie w codziennej pracy

Dzięki macierzy Eisenhowera w prosty i szybki sposób wyznaczysz priorytety. Macierz składa się z 4 ćwiartek:

• sprawy pilne,
• sprawy niepilne,
• sprawy ważne,
• sprawy nieważne.

Po przygotowaniu takiego schematu każdą czynność, którą powinniśmy wykonać w ciągu naszego dnia pracy, wpisujemy w odpowiednią ćwiartkę. Pierwsza część łączy w sobie rzeczy ważne i pilne – oznacza to, że to właśnie one są dla nas w tym momencie priorytetowe. Natomiast druga ćwiartka, w której znajdują się sprawy niepilne, lecz ważne ma wyjątkowe znaczenie. Wszystko, co wpiszemy w tę część macierzy to zadania tzw. wysokiej jakości, które stanowią o rozwoju przedsiębiorstwa. W tej ćwiartce umieszczamy projekty, staramy się przewidzieć trudności, delegujemy zadania. Realizacja punktów zawartych w 2 części macierzy jest niezwykle istotna, jeśli zależy nam na skupieniu się na dalekosiężnych planach. Kolejna ćwiartka to rzeczy nieważne, ale pilne, czyli np. mail do klienta, z którym nawiązanie długoterminowej współpracy jest raczej mało prawdopodobne. Ostatnia, czwarta część macierzy zawiera zadania nieważne i niepilne. Te czynności to „pożeracze czasu”, które sprawiają, że zdarza nam się nie dotrzymać ustalonego z klientem terminu czy nie zdążyć z innymi naprawdę istotnymi sprawami.

Dla ułatwienia zamieszczamy przykładowy schemat macierzy Eisenhower’a. Dzięki temu znacząco usprawnisz i zoptymalizujesz swoje działania biznesowe. W dodatku ta prosta tabelka pomoże Ci wyznaczyć priorytety i skupić się na realizacji istotnych celów w biznesie.