Pieczęć elektroniczna – czym jest?

Pieczęć elektroniczna i i podpis elektroniczny kwalifikowany wpis są rozwiązaniami, które umożliwiają Ci bezpieczne załatwianie spraw urzędowych lub biznesowych na odległość. Jednak nie tylko to. Oba narzędzia oferują większe możliwości: na przykład za pomocą kwalifikowanego podpisu możesz podpisać umowę cywilno-prawną, a dzięki kwalifikowanemu znakowi potwierdzisz integralność dokumentów biznesowych i ochronisz je przed fałszerstwem. Sprawdź, jak różnią się oba rozwiązania i kiedy z nich korzystać.

 Czym jest kwalifikowany podpis cyfrowy i pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Ma tę samą ważność prawną co osobiście złożona podpis, za pomocą niego można zatwierdzić dowolny dokument.

• Będziesz mógł załatwić formalności urzędowe, na przykład potwierdzić swoją identyfikację w elektronicznym systemie administracji, oraz złożyć swoje podpisy na oficjalnych dokumentach.
• Zdołasz załatwić wiele spraw związanych z działalnością biznesową, na przykład będziesz mógł nawiązać umowę na odległość, wziąć udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych, podpisywać i odbierać dokumenty dotyczące pracowników, dokonywać rejestracji i identyfikacji wykonawców, którzy biorą udział w aukcjach lub przetargach, przekazywać informacje dotyczące transakcji podatkowych do GIIF oraz podpisywać i składać sprawozdania finansowe do KRS.

Certyfikat kwalifikowany służy do potwierdzenia podpisu kwalifikowanego. Jeżeli posiadasz własny podpis kwalifikowany, to tylko Ty możesz go zastosować.

Podpis kwalifikowany składa się z:

• karty kryptograficzną z zapisanym certyfikatem,
• czytnika kart, który można podłączyć do komputera,
• specjalne oprogramowanie.

Kwalifikowana pieczęć

Jest to ekwiwalent znaczka firmowego, który można uzyskać w formie elektronicznej. Zawiera informacje takie jak nazwa, NIP oraz adres firmy. Znaczek jest dostępny albo w chmurze, albo jako zestaw składający się z fizycznej karty i czytnika. Podobnie jak podpis kwalifikowany, można go zakupić od certyfikowanych dostawców. Więcej informacji na temat elektronicznego znaczka (jak wygląda lub jakie dokumenty można nim stemplować) można znaleźć tutaj.

Dzięki pieczęci elektornicznej kwalifikowanej możesz:

• Ostemplować dokumenty firmowe, np. faktury,  regulaminy, potwierdzenia zamówień i dostaw, certyfikaty i zawiadomienia urzędowe, zaświadczenia o zgodności dokumentów z oryginałem.
• Zapewnisz ochronę poufnych dokumentów wewnętrznych przed nieuprawnionym dostępem oraz uchronisz je przed manipulacją. Przykładami takich dokumentów są np.: wewnętrzne decyzje, zaświadczenia dotyczące wynagrodzeń, raporty, sprawozdania, zarządzenia, akta personalne czy strategie rozwoju przedsiębiorstwa.

Pieczęć czy podpis? Czym się różnią?

Głównym wyróżnikiem pomiędzy pieczęcią a podpisem kwalifikowanym jest to, kto może używać obu opcji.

•  Osoby prawne korzystają z pieczęci kwalifikowanej np. organizacje, instytucje lub jednostki samorządu terytorialnego.
•  Certyfikowana pieczęć gwarantuje nienaruszalność dokumentów korporacyjnych i potwierdzać ich pochodzenie. Poprzez używanie pieczęci, udzielasz autoryzacji w imieniu przedsiębiorstwa, a nie jako jednostka.

Jakiego rodzaju narzędzia więc wybrać – czy to elektroniczny podpis kwalifikowany czy pieczęć kwalifikowana? Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub osobą prawną, masz możliwość skorzystania z obu opcji, w zależności od konkretnej sprawy, którą chcesz załatwić. Jeśli jednak jesteś osobą fizyczną, musisz ograniczyć się wyłącznie do korzystania z podpisu kwalifikowanego.