TWÓJ KOSZYK
Pieczątka z upoważnienia – nieodzowny element każdego biura i kancelarii
W artykułach na naszym blogu regularnie poruszamy zagadnienia związane z przeznaczeniem najczęściej zamawianych pieczątek. W dzisiejszym wpisie chcieliśmy przybliżyć rolę pieczątki z upoważnienia – niezbędnego wyposażenia każdej organizacji, której pracownicy prowadzą korespondencję w imieniu dyrektorów, prezesów bądź kierowników. W jakich okolicznościach pieczątka z upoważnienia może okazać się szczególnie przydatna?
Do czego służy pieczątka z upoważnienia?
Podstawową rolą pieczątki z upoważnienia jest poświadczenie o stosownych uprawnieniach pracownika, który może prowadzić czynności służbowe w imieniu specjalistów wyższego stopnia. Praktyka ta jest często spotykana zwłaszcza w sekretariatach i kancelariach, w których referenci niższego szczebla rozpatrują wnioski i podejmują decyzję w sprawach kierowanych do przełożonego danego działu.
Pieczątka z upoważnienia to informacja dla odbiorcy dokumentu. Świadczy ona, że specjalista przydzielony do poprowadzenia danego zadania posiada odpowiednie kompetencje i działa za aprobatą swojego przełożonego. Procedury tego rodzaju są niezbędne zwłaszcza w instytucjach obsługujących znaczną liczbę petentów. Jeśli zadaniem naczelnego kierownika byłoby parafowanie każdego wpływającego dokumentu, obsługa pism wychodzących zajmowałaby zauważalnie więcej czasu, a każda nieobecność skutkowałaby „zamrożeniem” procedur.
Gdzie stosuje się pieczątki z upoważnienia?
Wśród instytucji państwowych, które najczęściej zaopatrują się w pieczątki z upoważnienia, warto wyróżnić przede wszystkim uczelnie wyższe. Dziekanat, podstawowa komórka organizacyjna poszczególnego wydziału, odpowiada za udzielenie odpowiedzi na wiele wniosków studenckich. Należą do nich podania, związane m.in. z zaliczeniami warunkowymi, powtórką przedmiotów, formalnościami względem obrony pracy dyplomowej czy kwestią dodatków socjalnych.
Tak wielka liczba zagadnień generuje ogromną ilość zapytań, na które należy udzielić stosownych odpowiedzi. Zadanie to spoczywa m.in. na prodziekanach ds. studenckich, naukowych czy socjalnych. Podejmują oni decyzje z upoważnienia dziekana, odciążając go w wielu procedurach, które nie wymagają jego bezpośredniego udziału.
Analogiczny system można napotkać w wielu państwowych i prywatnych przedsiębiorstwach, takich jak rozmaite sekretariaty czy kancelarie. To zabieg, dzięki któremu procedury formalne odbywają się szybciej i skuteczniej, a petenci będą mogli błyskawicznie ustalić, która z zatrudnianych osób została przydzielona do złożonego przez nich wniosku.
Pieczątka z upoważnienia w ofercie Stempleks
W ofercie naszej firmy znajdziesz wiele modeli pieczątek, które będą mogły służyć Ci jako pieczątka z upoważnienia. Zaprojektujemy szablon, w którym znajdzie się miejsce zarówno na dane osobiste odbiorcy pieczątki, jak i personalia osoby upoważniającej. Zapoznaj się również z naszymi pozostałymi pieczątkami – znajdziesz wśród nich modele firmowe i imienne, które z pewnością pomogą Ci zapanować nad biurową korespondencją.