Pieczątka do opisywania faktur i nie tylko – poznaj niezbędnik księgowej

kobieta liczy na kalkulatorze faktury

Pieczątka do opisywania faktur i nie tylko – poznaj niezbędnik księgowej

Na przestrzeni ostatnich kilku lat przedsiębiorstwa zyskały wiele udogodnień w zakresie cyfrowego rozliczania swojej działalności. Warto pamiętać jednak, że znaczna część dokumentacji wewnętrznej musi być gromadzona w tradycyjnej, papierowej formie. Wymóg ten dotyczy zwłaszcza kwestii dokumentacji finansowej, takich jak faktury względem kontrahentów. Jak powinna wyglądać pieczątka do opisywania faktur? Jakie typy stempli okażą się niezbędne w księgowaniu wpływów?

Pieczątka do opisywania faktur jest wymagana prawem

W przeciwieństwie do niektórych stempli, pełniących wyłącznie funkcję informacyjną bądź reprezentacyjną, pieczątka na fakturze jest ściśle określona w ramach przepisów ustawy o rachunkowości. Faktura, określana mianem dowodu księgowego, powinna zawierać szereg informacji, zawartych w art. 21 tejże ustawy. Do danych tych należą m.in.:

  • określenie rodzaju dowodu wraz z jego numerem identyfikacyjnym,
  • określenie tożsamości stron, które dokonują danej operacji gospodarczej,
  • datę dokonania, opis i wartość operacji,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której go wydano,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Aby spełnić wszystkie zawarte w ustawie wytyczne należy zainwestować w kilka typów pieczątek, które wspólnie stworzą kompletny zestaw informacji księgowych. Warto pamiętać jednak, że do tego celu może być wymagana więcej niż jedna pieczątka. Na jakie kategorie dzielą się pieczątki księgowe i do czego służą?

Tabelaryczna pieczątka do opisywania faktur

Pierwszym typem stempli są pieczątki tabelaryczne, określane również mianem dekretacyjnych. Ich treść jest ściśle powiązana ze specyfiką pracy oraz potrzebami danej firmy. W charakterze pieczątek tabelarycznych najlepiej sprawdzają się duże, ręczne stemple oraz kołyski – duża dostępna powierzchnia sprawi, że bez trudu można umieścić na niej niezbędne tabele i puste pola, służące do ręcznego wpisania wszystkich niezbędnych informacji.

pieczątka trodat 5212

Pieczątka księgowa z tekstem

Przedsiębiorstwa, w których wewnętrzny obieg dokumentów wymaga stosownej adnotacji kilku zaangażowanych w proces osób, korzystają z opisowych stempli księgowych. Wzory te zawierają informacje na temat statusu danego pisma. Warto wyróżnić tu m.in. pieczątki o treści „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, „sprawdzono pod względem merytorycznym” czy „wpłynęło”. Poprawnie ostemplowany dokument może wówczas wyruszyć w dalszą drogę.

Pieczątki imienne

Ten uniwersalny jest przeznaczony m.in. dla głównej księgowej, której podpis jest nieodzowny na firmowych fakturach. Wzór ten zawiera zazwyczaj szereg standardowych danych, takich jak imię i nazwisko oraz zajmowane stanowisko. Warto rozważyć również wyszczególnienie miejsca na odręczny podpis, bez której pieczątka na fakturze nie uzyska mocy prawnej.

Postaw na ofertę Stempleks

Szukasz firmy, w której błyskawicznie zamówisz wszystkie niezbędne pieczątki księgowe? Zapoznaj się z ofertą naszej marki – zapewniamy szeroki wybór kołysek, automatów szkieletowych i pieczątek automatycznych, z którymi codzienna praca Twojego działu księgowego będzie przebiegać szybko i bez zastrzeżeń.

293