Pieczątka dekretująca – nieodłączny towarzysz każdego księgowego

mężczyzna liczący na kalkulatorze i sprawdzający faktury

Pieczątka dekretująca – nieodłączny towarzysz każdego księgowego

Utrzymanie porządku w księgach rachunkowych to jeden z fundamentów sprawnej organizacji pracy. Na księgowych i pozostałych pracownikach działu kadr i płac spoczywa szereg obowiązków, związanych z poprawnym księgowaniem faktur oraz tworzeniem przejrzystej dokumentacji. Jednym z niezbędnych narzędzi w codziennych działaniach staje się wówczas pieczątka do dekretowania. Czy istnieje obowiązek jej posiadania? Jakie pełni zadanie?

Pieczątka dekretująca jest wymagana prawem

Zgodnie z art. 21.1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Oznacza to, że pieczątka dekretująca pełni rolę narzędzia, przy pomocy którego należy oznaczyć dokumenty księgowe, pochodzące zarówno od zewnętrznych podmiotów, jak i samej firmy.

Wspomniana powyżej dekretacja to proces wprowadzenia w obieg przychodzących i wychodzących dokumentów poprzez upoważnione do tego osoby. Uprawnienia te reguluje zazwyczaj wewnętrzna firmowa instrukcja oraz obowiązujące przepisy. Innymi słowy, dekretacja to czynność, w której na dokument zostaje naniesiona odpowiednia adnotacja, określająca pracownika lub dział odpowiedzialny za dany proces. Pieczątka dekretująca automatyczna pełni wówczas rolę „podpisu”, który umożliwiającego wprowadzenie dokumentów do wewnętrznego systemu księgowego.

Jakie informacje powinna zawierać pieczątka do dekretowania?

Niezależnie od tego, czy dany dokument ma charakter wewnętrzny czy zewnętrzny, należy zweryfikować jego treść pod kątem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Jeśli tak przeprowadzona kontrola nie trafi na uchybienia, na dokument powinna trafić stosowna pieczątka dekretująca, a on sam będzie mógł zostać zewidencjonowany w odpowiednich księgach. Aby proces ten został przeprowadzony poprawnie, musi zawierać on kilka niezbędnych informacji.

Aby ułatwić ewidencję dokumentów, pieczątka dekretacyjna powinna zawierać miejsce na naniesienie daty ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych oraz numeru porządkowego. Po sprawdzeniu przygotowanych dokumentów, należy oznaczyć je stemplem o treści „sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym”. Warto pamiętać, że każdy dokument księgowy należy opatrzyć podpisem oraz imienną pieczątką osoby uprawnionej do stworzenia adnotacji. Po dopełnieniu wszystkich powyższych formalności można uznać, że wprowadzone dokumenty przeszły proces dekretacji.

Pieczątka dekretacyjna od Stempleks występuje w wielu kształtach i rozmiarach

Nasza firma doskonale zna potrzeby pracowników działu kadr i płac oraz księgowych. Nasze pieczątki występują w wielu kształtach i rozmiarach, dzięki czemu bez trudu pomieszczą wszystkie informacje, jakie nakłada na nie obowiązek dekretacyjny. Zapoznaj się naszą bogatą ofertą pieczątek firmowych, imiennych i wielkogabarytowych, dzięki którym z łatwością przeprowadzisz wszelkie czynności dekretacyjne. W razie jakichkolwiek pytań nie wahaj się skontaktować z naszymi doradcami Klienta, którzy pomogą Ci wybrać odpowiedni model stempla.

276