Jak usprawnić przepływ dokumentów w swojej firmie?

• 11 sie 2020

Choć ostatnie lata przyniosły wiele nowości technologicznych w zakresie cyfrowego obiegu dokumentacji, papier to wciąż ulubiony nośnik informacji w wielu małych i średnich firmach. Aby usprawnić wewnętrzną wymianę danych, warto zainwestować w odpowiednie pieczątki. Jakie modele okażą się najbardziej przydatne?

Taxe percue, czyli stempel pocztowy dla Twojej firmy

Przedsiębiorstwa, których specyfika pracy wiąże się z wysyłaniem dużej liczby listów, mogą zdecydować się na podpisanie z Pocztą Polską pisemnej umowy, która przyśpieszy nadanie listów i obniży ich jednostkowy koszt. Opłatę pocztową można uiścić w formie zaliczkowej (dokonując określonej przedpłaty) bądź opłaty z dołu (wykupując konkretną liczbę doręczeń).

W przypadku przesyłek opłaconych zgodnie z powyższym schematem, nadawca umieszcza własny stempel pocztowy z napisem „OPŁATA POBRANA TAXE PERCUE – POLOGNE umowa z Pocztą Polską S.A. ID nr…”.Jeśli przesyłka nie będzie stemplowana przez sam urząd, stempel pocztowy przedsiębiorcy powinien mieć napis o treści „PRZESYŁKA NIESTEMPLOWANA OPŁATA POBRANA umowa z Pocztą Polską S.A. ID nr … nadano w… dnia …”.

W jaki sposób zamówić stosowny stempel pocztowy dla swojej firmy? Wystarczy skorzystać z usług Stempleks i wybrać pieczątkę, której powierzchnia wynosi nie mniej niż 300 mm kwadratowych. Warto pamiętać, że jeśli Twoje przedsiębiorstwo korzysta z datownika, jego odcisk nie może znajdować się w tym samym miejscu co stempel pocztowy.

Pieczątki imienne

Nieodłączny atrybut kadry kierowniczej, szczególnie przy publikacji informacji wewnętrznych. Pieczątka imienna i podpis nadają dokumentom wiarygodności i pomagają w stworzeniu spójnej komunikacji w obrębie firmy.

Datowniki

Jeśli dział kadr i płac Twojej firmy musi mierzyć się z dużą liczbą wpływających i wychodzących pism, warto wyposażyć go w datowniki, które znacznie przyspieszą wprowadzenie dokumentów w obieg i wystawianie stosownych adnotacji.

Pieczątki firmowe

W przypadku pism, które nadaje się w imieniu całej firmy, warto zamówić elegancką pieczątkę firmową. Prócz niezbędnych informacji oraz danych kontaktowych może ona zawierać również logo przedsiębiorstwa, stanowiącą ważny element komunikacji wizerunkowej.

Które branże powinny wyposażyć się w zróżnicowane pieczątki?

Szeroki wybór pieczątek to nieodzowny elementy wyposażenia dla wielu instytucji państwowych oraz firm prywatnych, których zakres prac nie wiąże się z nieustannym korzystaniem z komputera. Przykładem takich organizacji są m.in.:

• urzędy miejskie,
• instytucje kultury (np. biblioteki, domy kultury),
• punkty serwisowe i kontroli jakości (adnotacja specjalisty, przeprowadzającego naprawę),
• biura notarialne i księgowe.

Stempleks – pieczątki, jakich potrzebujesz

Oferta naszej firmy obejmuje szeroki wybór pieczątek o zróżnicowanych kształtach i wymiarach. Na stronie Stempleks znajdziesz pieczątki o rozmiarze od 3 do 9 rzędów, które doskonale sprawdzą się zarówno w oficjalnych pismach urzędowych, jak i komunikacji wewnętrznej. Zadbaj o prezencję swojego przedsiębiorstwa – postaw na pieczątki wysokiej jakości i postaw na jednolitą, sprawną komunikację wizerunkową.